Visma Flyt Skole

• Økt kommunikasjon mellom skole og hjem gjennom tilgjengeliggjøring av informasjon og selvbetjeningsløsninger.
• Raskere varsel og informasjon til foresatte gjennom SMS og digital post.
• Forenklet administrasjon gjennom digitalisering av administrative prosesser.
• Mer tid til elevens læring gjennom lærers oppfølging av eleven og foresatte, og registrering av vurderinger og tilgang til relevant elevinformasjon.
• Dokumentasjon gjennom automatisk arkivering av alt som er arkivverdig.

Se hvordan løsningen fungerer for foresatte:
 

Visma Flyt Skole - Skole-hjem dialog (video)
 

Åpne påloggingssiden i Visma Flyt Skole for Sørreisa kommune. Foresatte skal bruke Id-porten for å logge seg på.

ID-porten er en felles innloggingsløsning for mange offentlige tjenester og består av mange ulike innloggingsmetoder som MinID, BankID, BankID på mobil, Buypass eller Commfides.

ID-porten driftes av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Hjelp til innlogging via ID-porten

Dersom du har problemer med tilgang som foresatt tar du kontakt med skolen.

Innlogging til Visma Flyt Skole på mobil er i utgangspunktet tilpasset ansattes innlogging på mobiltelefon eller nettbrett. Dersom du får opp mobilsiden med overskrift "Visma Flyt Skole - Ansatt" må du klikke på "Fullversjonen av Visma Flyt Skole" for å logge på som foresatt. Foresatte logger seg på med ID-porten. Ansatte bruker Feide.

En digital postkasse er en tjeneste på internett som kan imot og oppbevare post på en sikker måte. Du kan åpne og lese posten din både på datamaskin, nettbrett eller smarttelefon. Du må selv opprette en digital postkasse for å kunne motta  post digitalt.

Å motta post elektronisk innebærer flere fordeler for deg. Du får:

• raskere svar og informasjon fra det offentlige
• varsel på SMS eller e-post når du får brev fra oss
• tilgang til posten din hvor og når du vil
• samlet og lagret posten din trygt og gratis på ett sted

Fra 1. november 2017 gikk Sørreisa kommune over til digital post. Du bestemmer selv om du vil ha digital postkasse. Fordelene er mange og Sørreisa kommune anmoder derfor om at flest mulig skaffer seg digital postkasse.

Les mer om hva du må gjøre for å motta digital post fra Sørreisa kommune.

Fordeler med å motta digital post fra det offentlige.

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. All behandling av disse skal foregå innenfor det til enhver tid gjeldende regelverk for å ivareta den enkeltes personvern.

I Visma Flyt Skole ligger det opplysninger om elever fra 0. - 10. trinn, deres foresatte og ansatte i skolene.

Lovlig grunnlag for behandling.
Sørreisa kommune kan hente inn og behandle data i løsningen basert på behov for å utøve offentlig myndighet slik som

Opplæringsloven med forskrifter beskriver.

Det er frivillig å benytte løsningen.
Grunnskoleopplæringen er en plikt. Det er ikke frivillig for elever og foresatte om de skal eller ikke skal registreres i Visma Flyt Skole. Det er frivillig for foresatte om de vil bruke løsningen.

Innsyn.
Løsningen gir elever og foresatte lovpålagt rett til innsyn. De som ikke ønsker å benytte den digitale løsningen, kan kontakte sin skole for å få samme innsynet.

Innloggingsløsninger som brukes.
Kun foresatte, ansatte og elever med et aktivt registrert forhold til grunnskolene i Sørreisa kommune har tilgang.

• Foresatte bruker ID-porten
• Ansatte bruker Feide
• Elevene bruker Feide

Hvem har tilgang til hvilke opplysninger?
Alle tilganger i løsningen er basert på roller og tilhørighet. Ulike roller har ulike tilganger:

• Skoleeier: Har tilgang til og kan endre alle opplysningene på alle skolene i Sørreisa kommune.
• Skolens ledelse: Har tilgang til og kan endre alle opplysninger ved egen skole.
• Kontaktlærer: Har tilgang til relevante opplysninger for å føre fravær, anmerkninger og karakterer på elevene. De kan se samtykker og sende SMS og e-post til foresatte.
• SFO-leder: Har tilgang til å se alle relevante opplysninger om eleven og foresatte i forhold til SFO.
• SFO-ansatt: Har tilgang til å se opplysninger for å kunne føre fravær, anmerkninger og SFO-tilstedeværelse. De kan sende meldinger og e-post ut fra løsningen.
• Foresatt: Ser relevante opplysninger på eleven og seg selv. De kan endre egen kontaktinformasjon, gi/endre samtykke, se meldinger mellom skole-hjem, levere søknader og se tilsendte dokumenter.
• Elev: Har tilgang til eget fravær, anmerkninger, karakterer og vurderinger.

Rett til å korrigere opplysninger.
Foresatte og ansatte kan selv korrigere kontaktopplysninger som e-postadresse og mobilnummer. Dersom registrert adresse er feil må skolen varsles slik at de får endret opplysningene. Den enkelte må påse at opplysningene er registrert i Det sentrale folkeregisteret. Det sjekker du ved å logge deg inn i Altinn. Din folkeregistrerte adresse vises under fanen "profil" og "Din kontaktinformasjon". Dersom den er feil, må du melde flytting til Folkeregisteret.

Hvor kommer opplysningene fra?
Opplysningene om elevene og foresatte kommer primært gjennom uttrekk av data fra Folkeregisteret. Dersom foresatte ønsker det kan skolen registrere andre kontaktpersoner. Foruten mor og far er mulige roller: fostermor, forsterfar, stemor, stefar og annet. Annet kan f.eks. være onkel, tante, besteforeldre, nabo eller andre som foresatte ønsker at skolen kan kontakte dersom vi ikke får tak i foresatte. Personer som er registert under "annet" vil kun være registrert som kontaktperson og ikke ha noen rettigheter i løsningen.

Du kan reservere deg mot digital post.
Løsningen gjør at vi kan sende ut digital post. Det betyr at du vil motta brev i din digitale postkasse eller på Altinn. Privatpersoner som fortsatt ønsker å motta post i papirform kan reservere seg mot digital forsendelse. Dette gjør du på

 www.norge.no. Dersom du tidligere har reservert deg men nå ønsker digital post fra oss, opphever du reservasjonen på samme sted. 

Her kan du se hva du må gjøre for å motta digital post fra Sørreisa kommune.

For at du skal kunne få viktige brev og påminnelser fra det offentlige digitalt, må du være oppført med e-postadresse og/eller mobilnummer i det nasjonale kontakt- og reservasjonsregisteret. Her kan du legge inn/oppdatere dine kontaktopplysninger.

Du kan reservere deg mot å motta SMS fra skolen.
Inne i løsningen (Visma Flyt Skole) kan du selv fjerne avhukingen på at du skal motta SMS fra skolen. Dette gjøres inne i ditt eget kontaktkort. Trykk på rediger-knappen for å få tilgang til å endre. Trykk lagre-knappen for å lagre dine endringer. Vær oppmerksom på at dette gjelder alle typer beskjeder/varsler som kommer fra skolen - også ved eventuelle beredskapssituasjoner. Dersom du ønsker å aktivere SMS-varsel, redigerer du på nytt og huker av for at du ønsker å motta SMS for skole-hjem dialog.

Du kan reservere deg for å stå oppført på klasselisten.
Dette gjør du ved å benytte tilhørende samtykkeskjema. Eventuelt ved å gi beskjed til skolen.

Samtykker.
Første gang du logger deg på kan du gi et generelt samtykke på at du vil bruke løsningen til å gi/se/endre samtykker. Dette generelle samtykket må gis før du får tilgang til å gi andre samtykker i løsningen. Fordelen med samtykker i løsningen er at du til enhver tid vil ha oversikt over hvilke samtykker du har og ikke har gitt. Du kan når som helst ender et tidligere gitt samtykke. Skolen varsles når du endrer ditt samtykke.

Noen eksempler på samtykker:

• Bekrefte at informasjon for elev og foresatte er riktig.
• Bekrefte at du gir tillatelse til å stå oppført på klasselisten
• Bekrefte at ditt barn kan sitte på i bil.
• Bekrefte at skolen kan ta bilder/film av ditt barn
  • Bilder/film kan vises i klasserommet
  • Bilder/film kan publiseres på skolens sosiale medier
  • Bilder/film publiseres på trykksaker/nettsted relatert til Sørreisa kommune - f.eks. KaSkjer
  • Eleven kan være på bilder/film alene

Sikring av data.
Tilgang til løsningen fjernes når du ikke lenger er elev/foresatt/ansatt i grunnskolen i Sørreisa kommune. All data som ifølge Arkivloven er arkivverdig og blir tatt vare på.

Før du kan gi samtykker må du først gi et generelt samtykke på at du godtar elektronisk kommunikasjon. Det gjør du ved å klikke på "Generelt samtykke" som du finner på forsiden når du logger deg på Visma Flyt Skole. Deretter kan gå inn på et enkelte barnet og redigere samtykker.

Du kan selv endre ditt mobilnummer og epostadresse. Adresseendring meldes til Skatteetaten og til skolen.

Ved andre feil kontakter du skolen din.

Det er et viktig premiss for læring at elevene er tilstede i skoletiden. Skoleåret består av 190 skoledager. Det vil si at det er 175 disponible dager til avvikling av ferie og annen ikke undervisningsrettet aktivitet.

Elevenes plikt og rett til grunnskoleopplæring og foresattes mulighet til å søke permisjon fra den pliktige opplæringa er regulert i Opplæringslovas kapittel 2.

Opplæringslova § 2-1.

(1) Barn og unge har plikt til grunnskoleopplæring, og rett til ein offentleg grunnskoleopplæring i samsvar med denne lovea og tilhøyrande forskrifter. Plikten kan ivaretakast gjennom offentleg  grunnskoleopplæring eller gjennom anna, tilsvarande opplæring.

Opplæringslova § 2-11.

Permisjon frå den pliktige opplæringa:

(1) Når det er forsvarleg, kan kommunen etter søknad gi den enkelte eleven permisjon i inntil to veker (10 skoledager).

(2) Elevar som høyrer til eit trussamfunn utanfor Den norske kyrkja, har etter søknad rett til å vere boret frå skolen dei dagane trussamfunnet deira har helgedag. Det er eit vilkår for retten at foreldra sørgjer for nødvendig undervisning i permisjonstida, slik at eleven kan følgje med i den allmenne undervisninga etter at permisjonstida er ute.

Permisjonsbestemmelsene § 2-11 er todelt. Første ledd tar for seg permisjoner eleven ikke har krav på, mens andre ledd regulerer permisjoner har rett på etter søknad fra foresatte. I første ledd omtales også forsvarlighetsprinsippet, som er det første skolen må vurdere før man går videre i saksbehandlinga.

Denne informasjon har som mål å tydeliggjøre rutiner i Sørreisa kommune for praktisering av første ledd.

Forsvarlighetsvurdering

Det er rektor i samarbeid med kontaktlærer som avgjør om permisjon er forsvarlig eller ikke. Det gjøres en individuell vurdering. Om permisjonen er forsvarlig eller ikke må avgjøres ut fra hensyn til elevens opplæring. Det må vurderes om eleven totalt sett får en forsvarlig grunnskoleopplæring, selv om søknaden om permisjon innvilges.

Relevante momenter i denne vurderingen er

• elevens permisjonshistorikk
• skolens undervisningsopplegg i permisjonstiden

Dersom rektor ikke finner det forsvarlig å innvilge permisjon, skal denne avslås.

Saksbehandling og klage

Vedtak om permisjon er et enkeltvedtak jf. Forvaltningslovens § 2. Vedtaket kan påklages etter Forvaltningslovens § 28. Klagefristen er 3 uker fra mottak av vedtak. Klageinstans er Fylkesmannen i Troms. Klage sendes via skolen.

Veiledende praksis ved søknad om permisjon

Søknad om permisjon fra opplæringa leveres til skolen senest 2 uker før planlagt fravær.

Kontaktlærer kan behandle permisjonssøknader for inntil 3 dager. Permisjonssøknader over 3 dager behandles av rektor.

Fravær som går utover permisjon gitt i medhold av Opplæringslova § 2-11

• Når det gjelder søknader med permisjon utover 2 uker (10 skoledager), har kommunen ikke anledning til å innvilge dette. Foresatte kan likevel velge å ta eleven ut av skolen, og eleven er da i juridisk forstand skrevet ut av skolen. Skjema for utskriving av eleven fås ved henvendelse til skolen. Det er foresattes ansvar å sørge for at eleven får grunnskoleopplæring i perioden eleven er utskrevet fra skolen.
• Dersom eleven tas ut av skolen uten at eleven har fått innvilget permisjon, regnes dette som udokumentert fravær. Dette fraværet føres på vitnemålet dersom eleven går på ungdomsskolen. Dette gjelder uavhengig av hvor lenge eleven er borte. Etter forskriftenes § 3-41 skal alt fravær føres med mindre eleven har fått innvilget permisjon eller har dokumentert fravær som skyldes helsegrunner..
• Ved opphold i utlandet over lengre varighet meldes grunnskoleelever ut av skolen de forlater. Ved utreise opphører rett og plikt til opplæring etter Opplæringsloven og kommunen har ikke lenger ansvar for undervisningen. Under utenlandsopphold er det foresattes ansvar å sørge for at barna får den undervisningen de skal ha.
• Skolen kan ikke garantere fortsatt plass i klassen dersom den skulle bli fylt opp av nye elever i permisjonstiden.
• Udokumentert fravær registreres i elevens mappe og det senders informasjon til foresatte.

 Føring av fravær i grunnskolen Forskrift til Opplæringslova § 3-41

(1) Frå og med 8. årstirnn et skal alt fråvær førast på vitnemålet. Fråvær skal førast i dagar og enkelttimar. Enkelttimar kan ikkje konverterast til dagar.

(2) Eleven eller foreldra kan krevja at årsaka til fråværet blir ført på eit vedlegg til vitnemålet. Dette gjeld berre når eleven har lagt fram dokumentasjon på årsaka til fraværet.

(3) Dersom det er mogleg, skal eleven leggje fram dokumentasjon av fråværet frå opplæringa på førehand. For inntil 10 skoledagar i eit opplæringsår, kan eleven krevje at følgjande fråvær ikkje vert ført på vitnemålet:

1. Dokumenter fråvær som skydast helsegrunnar.
2. Innvilga permisjon etter Opplæringslova § 2-11

(4) For at fråvær som skyldast helsegrunnar etter bokstav a ikkje skal førast på vitnemålet, må eleven leggje fram ei legeerklæring som dokumenterer dette. Fråvær som skyldast helsegrunnar må vare meir enn tre dagaar, og det er berre fråvær frå og med fjerde dagen som kan strykast. Ved dokumentert risiko for fråvær etter bokstav a på grunn av funksjonshemming eller kronisk sjukdom, kan fråvær strykast frå og med første fråværsdag.

Du finner søknadsskjema ved å legge deg inn på Visma Flyt Skole for Sørreisa kommune.

Klikk på linken "Søknad" i et av barnas kort på startsiden.

Velg hvilken type søknad det gjelder og fyll ut resterende felter. Du kan laste opp maks 3 dokumenter til søknaden, men informasjonen som lastes opp må ikke inneholde sensitiv informasjon som for eksempel diagnose/symptom på sykdom.

Når søknaden lagres vil du få motta en bekreftelse på epost fra Visma Flyt skole om at din søknad om permisjon er mottatt og at du vil bli informert når søknaden er behandlet.

Se også "Permisjon for elevene - praksis for Sørreisa kommune"

Løsningen inneholder en digital meldingsbok. I meldingsboka kan man sende meldinger mellom skole og hjem via SMS. Lærerne kan i tillegg sende ut e-post til foresatte. Både foresatte, kontaktlærer og skolens administrator vil ha tilgang til alle sendte og mottatte meldinger i meldingsboka.

Du kan sende SMS til kontaktlærerens 14-sifrede Visma-nummer. Dette finner du på forsiden av Visma Flyt Skole for Sørreisa kommune når du har logget deg inn. Lagre gjerne Visma-nummeret til din kontaktlærer og eventuelt SFO på mobiltelefonen din.

Vi gjør oppmerksom på at en SMS fra foresatte vil mottas som en e-post og legge seg inn i den digitale meldingsboka til eleven. Du kan derfor ikke forvente umiddelbart svar på SMS.

NB! Ikke skriv sensitiv informasjon som diagnoser eller hva som feiler barnet.

DIGITAL SKOLEHVERDAG – INNFØRING AV DIGITAL MELDINGSBOK PÅ SKOLENE I SØRREISA KOMMUNE

Innføring av digital meldingsbok i Visma Flyt Skole er en del av skolenes og kommunens digitaliseringsstrategi. Dette betyr at vi ønsker å erstatte den gamle meldingsboka i papir med digital meldingsbok.

Gjennom Visma Flyt Skole kan dere sende melding og SMS til kontaktlærere. SMS sender du fra din mobiltelefon til et unikt Visma-nummer som er tildelt din kontaktlærer på din skole og melding sender du ved å logge deg inn i Visma Flyt Skole (se vedlagte info)

Med innføring av digital meldingsbok ønsker vi en enklere og sikrere kommunikasjon mellom foresatte og skole. Alle meldinger og SMS som er sendt via Visma Flyt Skole vil ligge på elevens kort på hjemmeweb  og dere kan enkelt finne tilbake til meldinger/SMS som er sendt og mottatt.

Når vi nå er i gang med gjennomføringa av digital meldingsbok vil informasjon fra skolen ikke sendes som ranselpost, men sendes hjem via Visma Flyt skole – som melding, epost eller SMS. Det vil sikre at dere som foresatte mottar informasjon/meldinger fra skolen, og dere kan alltid finne tilbake til informasjonen på elevens kort ved å logge dere på Visma Flyt Skole.

Har du spørsmål angående digital meldingsbok kan du ta kontakt med sentralskolen v/Britt Kristoffersen, tlf. 94142190

DIGITAL MELDINGSBOK

En kort innføring til foresatte vedr. sending av SMS og meldinger i Visma Flyt Skole

 Visma Flyt Skole (heretter kalt VFS) har funksjonalitet for å sende meldinger og SMS fra/til foresatte. Lærere kan i tillegg sende e-post til foresatte i VFS. Dette utgjør elevenes digitale meldingsbok.

I VFS har du som foresatt to muligheter til å sende meldinger til elevens kontaktlærer: Du kan logge deg inn i VFS og velge meldinger (forklart under pkt. Melding) eller du kan sende SMS fra din mobiltelefon.

SMS

Du kan sende SMS til kontaktlærere ved å sende til et unikt Visma-nummer fra din mobiltelefon. Dette er et nummer på 14 siffer som hver kontaktlærer er tildelt i VFS. Dette nummeret finner du på førstesiden når du logger deg på VFS.

Bildet under viser hvor du finner Visma-nummeret (merka gult). Det lurt å lagre Visma-nummeret i din kontaktliste på mobiltelefonen som for eksempel: SMS «navn på kontaktlærer».

Visma-nummeret kan kun brukes til SMS. Det er ikke mulig å ringe til et Visma-nummer.

I klassene med to kontaktlærere kan du velge om du vil sende SMS til en eller to kontaktlærere. På sin startside din vil du finne et Visma-nummer som vil sende SMS til begge kontaktlærerne i klassen. Dette Visma-nummeret finner du ved å klikke på «Vis mottakergrupper» (merka gult i bildet under) Det vil si at SMS sendt til mottakergruppa går til begge kontaktlærerne.

Det er også lurt å lagre dette Visma-nummeret i din kontaktliste på din mobiltelefon som for eksempel: SMS kontaktlærere 9A. Når du skal sende en SMS til skolen kan du da velge i kontaktlisten din om du vil sende SMS til en eller begge kontaktlærerne i klassen.

SMS til mottakergruppe sikrer at en av kontaktlærerne i klassen får SMS dersom den andre ikke er tilstede.

Kontaktlærerne får et varsel på sin mobil om at det ligger en SMS i Visma Flyt Skole sendt fra foresatt.

Vi gjør oppmerksom på at foresatte fortsatt kan ringe skolen/kontaktlærere på vanlig mobilnummer og sende e-post til skolen og/eller kontaktlærer, men det er ønskelig at du bruker Visma-nummeret når du skal sende en SMS.

SMS til Visma Flyt Skole følger samme takstgruppe som 3, 4 og 5 sifrede nummer. Mobilabonnementet ditt styrer kostnaden ved å sende SMS til skolen via Visma Flyt Skole.

Sending av meldinger som er forklart under, innebærer ingen kostnader for deg som foresatt.

MELDING

Du kan sende ei melding til kontaktlærer på to måter:

1. Fra oversiktsbilde etter innlogging: Klikk på linken «Send melding» (rød pil i bildet) under kontaktlærerens navn.
   
   
   2. Fra elevkortet (klikk på navnet til eleven i listen til venstre), velg fanen «Meldinger».
   Her finner du også en oversikt over alle meldinger som er sendt og mottatt på eleven.
   
   
   Velg deretter «Ny melding»
   
   Velg mottaker i rullegardinmenyen, skriv Tittel og skriv meldinga. Trykk på «Send»
   
   
   Kontaktlærere får et varsel på sin mobil at det er mottatt ei melding fra deg i VFS.

SMS er en del av løsningen, men den fungerer ikke helt som ordinær SMS. Når foresatte svarer på eller sender en SMS til skolen/kontaktlærer, vil den mottas som en e-post. Det betyr at man ikke kan forvente umiddelbart svar på SMS. SMSen vil legge seg inn i den digitale meldingsboka til eleven.

SMS egner seg til korte og enkle meldinger. Dette er ikke erstatning for annen kommunikasjon, vi skal fortsatt kunne sende e-post, ringes eller møtes.

Eksempler på bruksområder for SMS i skolen:

• Sende SMS til skolen når eleven har fravær på grunn av sykdom eller andre årsaker.
• Motta forespørsel fra skolen når eleven er fraværende og det ikke er sendt melding.
• Skolen sender informasjon og påminnelser fra skolen/trinnet/kontaktlærer.
• Skolen varsler om endringer med kort varsel og andre uforutsette hendelser.

NB! Sensitiv informasjon skal ikke sendes på SMS. Om du melder fra om fravær skal du ikke ha med symtom/diagnose, men skriv f.eks. "Kari er syk/hos lege/hos tannlege og kommer ikke på skolen i dag"

• Logg inn på Visma Flyt Skole for Sørreisa kommune.
• På forsiden skroller du nederst på siden og sjekker at det er registrert korrekt mobilnummer på deg. Dette kan du event. korrigere ved å klikke på Rediger-knappen nederst. NB! Dersom det står landskode (+47) foran mobilnummeret ditt, må du ta bort dette.
• Sjekk deretter hvilke varslingsinnstillinger som er satt opp for deg. Disse kan du endre ved å klikke på Varslingsinnstillinger på forsiden.